KabarMakassar.com — Pengelolaan arsip menjadi salah satu tantangan penting yang dihadapi pemerintah daerah di tengah percepatan digitalisasi birokrasi dan meningkatnya tuntutan akuntabilitas publik. Untuk memperkuat kapasitas kelembagaan di bidang tersebut, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Buton melakukan studi tiru ke Unit Pelaksana Teknis (UPT) Jasa Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan.
Kunjungan yang berlangsung di Makassar itu tidak sekadar membahas tata cara penyimpanan dokumen. Fokus pembahasan mengarah pada penguatan sistem kearsipan sebagai instrumen pendukung tata kelola pemerintahan yang efektif, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Rombongan Pemerintah Kabupaten Buton dipimpin langsung Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Buton, Jufri T. Mereka diterima oleh Pelaksana Tugas Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan, Prof Muhammad Jufri, bersama jajaran pejabat bidang kearsipan.
Dalam pertemuan tersebut, kedua pihak mendiskusikan berbagai aspek pengelolaan arsip, mulai dari arsip dinamis, arsip statis, sistem layanan kearsipan, hingga berbagai inovasi yang diterapkan untuk menjawab kebutuhan birokrasi modern. Pembahasan juga menyoroti pentingnya adaptasi lembaga kearsipan terhadap perkembangan teknologi informasi.
Arsip kini dinilai memiliki peran yang jauh lebih strategis dibanding sekadar dokumen administratif. Keberadaan arsip menjadi sumber informasi yang mendukung proses pengambilan keputusan, menjaga memori institusi, serta menjadi alat pertanggungjawaban penyelenggaraan pemerintahan kepada masyarakat.
Pelaksana Tugas Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan, Prof Muhammad Jufri, mengatakan peningkatan kualitas penyelenggaraan kearsipan membutuhkan kolaborasi antardaerah. Menurutnya, pertukaran pengalaman dan praktik terbaik menjadi bagian penting dalam membangun sistem kearsipan yang semakin baik.
“Kami menyambut baik kunjungan ini sebagai bagian dari upaya bersama untuk membangun sistem kearsipan yang semakin baik. Melalui kegiatan seperti ini, kita dapat saling berbagi pengalaman, bertukar gagasan, dan memperkuat sinergi dalam pengelolaan arsip,” ujarnya, Senin (08/06/2026)
Ia berharap hubungan yang terjalin melalui kegiatan studi tiru tersebut tidak berhenti pada kunjungan seremonial semata. Kerja sama yang berkelanjutan dinilai penting untuk mempercepat peningkatan kualitas layanan kearsipan di daerah.
Sementara itu, Kepala UPT Jasa Kearsipan Sulsel, Hj Mustaana, menilai pengelolaan arsip yang baik merupakan fondasi penting dalam membangun pemerintahan yang akuntabel. Menurutnya, arsip menyimpan jejak kebijakan dan proses pembangunan yang harus dapat diakses serta dipertanggungjawabkan.
“Arsip bukan hanya soal penyimpanan dokumen, tetapi juga menjadi bukti akuntabilitas dan memori kolektif pemerintahan. Melalui arsip yang tertata dengan baik, setiap kebijakan, program, dan perjalanan pembangunan dapat terdokumentasi serta dipertanggungjawabkan kepada masyarakat,” ujarnya.
Mustaana menambahkan bahwa perkembangan teknologi informasi menghadirkan tantangan baru dalam pengelolaan arsip. Lembaga kearsipan dituntut mampu mengelola informasi secara cepat, aman, dan mudah diakses tanpa mengabaikan aspek preservasi serta legalitas dokumen.
“Melalui kegiatan seperti ini, kita dapat saling belajar mengenai berbagai inovasi, sistem layanan, hingga strategi pengelolaan arsip yang efektif. Harapannya, seluruh lembaga kearsipan dapat terus berkembang dan mampu memberikan layanan yang semakin profesional kepada masyarakat,” katanya.
Selain berdiskusi, rombongan dari Kabupaten Buton juga meninjau sejumlah fasilitas dan layanan yang dimiliki UPT Jasa Kearsipan Sulsel. Kunjungan tersebut memberikan gambaran langsung mengenai proses penataan, pemeliharaan, hingga pelayanan arsip kepada pengguna.
Studi tiru ini menjadi bagian dari upaya memperkuat kapasitas sumber daya manusia dan kelembagaan di bidang kearsipan. Di tengah meningkatnya kebutuhan terhadap tata kelola data yang tertib dan akurat, arsip semakin dipandang sebagai elemen strategis dalam mendukung kualitas pelayanan publik serta pengambilan kebijakan berbasis data.
Melalui kolaborasi antardaerah dan pertukaran praktik terbaik, pemerintah berharap kualitas penyelenggaraan kearsipan dapat terus meningkat. Langkah tersebut sekaligus menjadi bagian dari upaya mewujudkan tata kelola pemerintahan yang lebih transparan, efektif, dan berorientasi pada kepentingan masyarakat.
